Vorbereitung der Abrechnung mit digitaler Signatur

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  1. Öffnen Sie dem Menüpunkt "Abrechnung" und gehen Sie dann auf „Vorschlagliste digit Sign“.

In der folgenden Liste können Sie die Programmvorschläge zur Abrechnung bearbeiten. 
Angezeigt werden in dieser Liste: 

        • Maßnahmen von Personen, bei denen eine voreingestellte Anzahl an Signaturen seit Beginn bzw. seit der letzten Abrechnung geleistet wurde. (Die Voreinstellung ist eine definierbare Systemeinstellung) 
        • Maßnahmen von Personen, bei denen die Gültigkeit der Verordnung abgelaufen ist. 
        • Maßnahmen von Personen, bei denen die max. Anzahl der vorgesehenen Übungseinheiten erreicht ist. Anzeige durch Kreuz in Spalte „Fertig 
        • Maßnahmen von Personen, bei denen das Fallabschlussdatum erreicht ist, zum Beispiel bei Abbruch der Maßnahme. 
        • Maßnahmen von Personen, bei denen seit der letzten Abrechnung keine weiteren Signaturen erfasst wurden, aber die Gültigkeit der Verordnung abgelaufen, die maximale vorgesehene Übungseinheiten erreicht und/ oder bei denen das Fallabschlussdatum erreicht ist. Diese Personen zeigt KALLE für die finale Beendigung des Falles hier noch einmal zur Prüfung an. Sie bleiben so lange in dieser Liste bis die abschließende Prüfung und Bearbeitung des Falls manuell explizit beendet wurde. 

 

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Filtererklärung und Bedeutung

  1. Kassenverbände = Filter nach Kassenverbänden
  2. Auswahl = nach Fallart und / oder Falltyp kann gefiltert werden
  3. Leistungserbringer = Filter nach Leistungserbringer
  4. Einschränkungen

Kü OK?
"J"
= Kostenübernahme ist als PDF hinterlegt,
"N" = Kostenübernahme ist nicht hinterlegt (Abgerechnet werden sollten nur Verordnungen, bei denen die Kostenübernahme digital abgelegt wurde, damit sichergestellt ist, dass immer eine Kopie für Folgeabrechnungen vorliegt.

Check OK?
"J"
= Alle abrechnungsrelevanten Daten sind erfasst,
"N" = abrechnungsrelevante Daten fehlen. Die Verordnung muss geprüft und korrigiert werden.

Abrechenbar?
"J"
= Die Verordnung ist abrechenbar,
"N" = die Verordnung muss geprüft werden und kann ggf. abgeschlossen werden.

 

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  1. Trefferliste der Verordnungen entsprechend der Filterung

Spaltenerklärung (alphabetisch sortiert)

Abgerechnet Summe der bisher abgerechneten Signaturen 
ABRECHNUNGEN  Anzahl der bereits vorhandenen Abrechnungen
AnzSig  Summe der geleisteten Signaturen 
Ausgestellt   Ausstellungsdatum der Verordnung
FALL  Fallnummer
Fallabschluss   Datum des Fallabschlusses
Fertig  vorgegebene Anzahl an verordneten Einheiten ist erreicht 
GENEHMIGT_BIS  Datum bis zu dem der Rehasport genehmigt wurde 
Geboren AM  Geburtsdatum
Genehmigt  Genehmigungsdatum der Verordnung 
ID  systeminterne ID der Maßnahme 
IK_KVK IK der Kasse
IKEbr   IK des Leistungserbringers
KASSE_NAME  Name der Kasse 
Letzte Signatur   Datum der letzten Unterschrift
LNr  laufende Fallnummer
Nachnahme  Nachnahme
PNr  Personennummer 
Vorname  Vorname
VORSCHLAGSINTERVALL  Anzahl Signaturen für den nächsten Abrechnungsvorschlag 
   

 

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  1. DRUCKEN EXPORT
Liste Drucken bzw. Liste als .csv exportieren
TEILN. LISTE neue leere Teilnahmeliste drucken (bei manueller Signatur)
ABRECHNEN markierte Verordnungen abrechnen (Hier werden die Abrechnung gemäß der digitalen Signaturen angelegt.
  1. AUFTRÄGE
Absprung zu den Abrechnungsaufträgen
  1. DB REFRESH
Datenbank wird neu eingelesen
STATUS REZEPT kann für die markierten Verordnungen gesetzt werden

PATIENT-BEARB

Absprung zu den Personendaten der markierten Verordnung
FALL BEARB. Absprung zum Fall der markierten Verordnung
OK Schließen dieser Oberfläche

 

 

Prüfen: was kann abgerechnet werden? 

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  1. Sortieren Sie die Liste nach „AnzSig“. Bei allen Personen, bei denen es eine Differenz zwischen „AnzSig“ und „Abgerechnet“ gibt, sind abrechenbare Signaturen vorhanden. Gehen Sie mit dem Mauszeiger über eine Zeile in der Liste, wird im Mouse Over der Vorschlagsgrund angezeigt.
    Zudem sind Vorschlagsgründe farbig markiert. Hier können auch mehrere Gründe zutreffen.

 

Prüfen: ob die gescannte Kostenübernahme vorhanden ist 

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Als Nächstes prüfen Sie, ob bei allen abrechenbaren Verordnungen die gescannte Kostenübernahme angehängt wurde. Markieren Sie dazu den Leistungserbringer, den Sie abrechnen wollen. 

  1. Klicken Sie dann im Bereich "Einschränkungen" unter „Kü OK“ auf das Kästchen „N“ 
  2. und klicken Sie auf den Kassenverband, den Sie prüfen möchten bzw. eine Zeile unter die "Kassenverbände" um alle Personen zu sehen, bei denen die Kostenübernahme noch nicht verknüpft ist. 
  3. Hier kann zusätzlich nach Fallart und/oder Falltyp gefiltert werden um bestimmte Fälle, zum Beispiel Selbstzahler, auszuschließen. Durch Doppelklick auf die Person gelangt man direkt in die Oberfläche der Maßnahme,

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  1. um die Kostenübernahme ablegen zu können. Ist die Kostenübernahme angehängt, kann die Liste durch das Klicken auf den Leistungserbringer aktualisiert werden. 

 

Prüfung auf Vollständigkeit der abrechnungsrelevanten Daten

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Jetzt prüfen Sie, ob bei allen abrechenbaren Verordnungen alle abrechnungsrelevanten Daten erfasst sind. Gehen Sie dazu analog der Prüfung zur gescannten Kostenübernahme vor.

  1. Markieren Sie den Leistungserbringer, den Sie abrechnen wollen. 
  2. Klicken Sie dann im Bereich "Einschränkungen" auf da Kästchen „Check OK“ „N“ 
  3. und klicken Sie auf den Kassenverband, den Sie prüfen möchten bzw. eine Zeile unter die "Kassenverbände" um alle Personen zu sehen, bei denen die abrechnungsrelevanten Daten unvollständig sind.
  4. Durch Doppelklick auf die Person gelangt man direkt in die Oberfläche der Maßnahme, um die Korrekturen vorzunehmen.

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  1. Hinweise zur Abrechenbarkeit sind unten links in der Oberfläche der Maßnahme zu sehen. 
    Sind die Fehler korrigiert, klicken Sie auf "OK" um die Maßnahmenoberfläche zu speichern.
    Die nun wieder erscheinende Vorschlagliste kann durch Klicken auf den Leistungserbringer aktualisiert werden. 

 

Bearbeiten der Vorschläge 

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  1. Nun können die Vorschläge bearbeitet werden. Im Bereich "Einschränkungen" den Haken bei „KÜ OK?“ auf „J“ stellen, damit nur Abrechnungen versendet werden, bei denen eine gescannte Kopie im System hinterlegt ist.
    Das Original wird bei der ersten Abrechnung an die Datenannahmestelle der Krankenkasse verschick. Für weitere Abrechnungen und zu Dokumentationszwecken benötigen Sie zwingend diese Kopie. 
  2. Wir empfehlen Abrechnungspakete immer getrennt nach Kassenverbänden zu erstellen. Hierzu markieren Sie den ersten zu bearbeiteten Kassenverband. Nun werden nur noch Mitglieder dieses Kassenverbandes angezeigt. 
  3. Sortieren Sie nun die Liste nach "NACHNAME", indem Sie die Spaltenüberschrift um die Liste aufsteigend sortieren lassen. Eventuell müssen Sie auch zweimal klicken. Dies erleichtert später das Sortieren der Originalverordnungen zu den Erstabrechnungen. 
  4. Markieren Sie jetzt die Fälle, die Sie abrechnen möchten und klicken Sie auf den Button "ABRECHNEN". Die digitalen Unterschriftenlisten werden nun von KALLE ausgelesen und der Abrechnungsdatensatz im Hintergrund angelegt. 
    Tipp: Klicken Sie mit der Maus in die obere linke Ecke der Liste der Maßnahmen, um alle Listeneinträge mit einem Klick zu markieren.
  5. ACHTUNG: Sollten nicht unterschriebene Signaturfelder auf der Signaturliste enthalten sein, erscheint die hier angezeigte Meldung.
    In diesem Fall muss entschieden werden, ob die Signaturen abgerechnet werden sollen und die fehlenden Unterschriftenfelder auf das neue Unterschriftenblatt übertragen werden sollen oder ob die Abrechnung noch nicht erfolgen soll. Als Entscheidungskriterium kann hier das Befristungsende dienen. Bereits abgelaufene Befristungen sollten noch einmal geprüft werden. Hierzu notieren Sie sich zur späteren Bearbeitung die ID der Person. Alle übersprungenen Vorschlagpositionen bleiben in der Liste stehen und können nach Prüfung ggf. erneut zur Abrechnung übergeben werden. Für Erstabrechnungen wird eine Liste ("Laufzettel") ausgedruckt, anhand derer man die Originalkostenübernahmen zusammentragen muss, damit sie später zu den zu versendenden Teilnahmebestätigungen zugeordnet werden können. Diesen Vorgang wiederholt man mit allen Verbänden der gesetzlichen Krankenkassen bzw. der Postbeamtenkasse (Verband 1 bis 6 bzw. 12).

 

Bearbeitung der Vorschläge der BG, RV, private Kasse 
Die Fälle der BG, RV und privaten Kasse werden in der Vorschlagsliste analog der Bearbeitung der gesetzlich Versicherten behandelt. Als Besonderheiten ist folgendes zu beachten: Verordnungen der BG können bei längeren Verordnungen halbjährlich zwischenabgerechnet werden. Verordnungen der RV können erst nach Ende der Maßnahme abgerechnet werden. 

Abrechnungsmodalitäten für Verordnungen von Privatversicherten / Selbstzahlern sollten vor Beginn der Maßnahme mit dem Rehasportler vereinbart werden. 

ACHTUNG: Für alle Privat- und Selbstzahlerleistungen sind Sie selbst für die Hinterlegung und Aktualisierung der Preise in der Verantwortung.

Zu diesem Thema empfehlen wir das Informationsblatt Rehasport für privat Krankenversicherte und Beihilfeberechtigte des RehaSport Deutschland e.V. .

Verordnungen der Postbeamtenkasse können analog den Regeln der gesetzlichen Kassen abgerechnet werden. 

 

Abschließende Prüfung
Am Ende der Bearbeitung werden vereinzelt Fälle stehen bleiben, die nicht in die Abrechnung übernommen wurden. Dies können Fälle sein, die von Ihnen von der Abrechnung explizit ausgeschlossen wurden oder Fälle, die von KALLE zur abschließenden Prüfung angezeigt werden. Die von Ihnen übersprungenen Fälle brauchen Sie nicht weiterbearbeiten. Alle anderen Fälle sollten geprüft werden, ob diese noch relevant sind oder ob sie abgeschlossen werden können. 

 

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  1. Zur Prüfung der einzelnen Verordnung klicken Sie doppelt auf die Zeile.

 

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  1. Nun sollte geprüft werden, ob das Genehmigungsdatum ("gültig/befristet bis") abgelaufen ist, ob noch Unterschriften bzw. nicht unterschriebene Unterschriftenfelder vorhanden sind. 
  2. Klicken Sie hier auf den Button "FREIGABE"
  3. um die Unterschriftenliste zu öffnen. 

    Soll die Verordnung offenbleiben, schließen Sie diese mit "OK" und bearbeiten den nächsten Eintrag. Die Verordnung bleibt in der Liste erhalten und kann beim nächsten Mal erneut geprüft bzw. abgerechnet werden. 

    Als Hilfe zur Abarbeitung können Sie diese Einträge auch temporär ausblenden. 

 

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  1. Dazu tragen Sie ein entsprechendes Datum bei „Vorschlag erst ab“ ein. 
  2. Dadurch wird der Eintrag in der Liste zunächst ausgeblendet und erst wieder angezeigt, wenn dieses Datum erreicht ist und die Vorschlagbedingungen noch erfüllt sind. 
    Beim Eintrag des Datums wird zu Dokumentationszwecken auch das Eintragen eines Ereignisses angeboten. Wir empfehlen hier etwas zu notieren. Eine passende Kategorie kann ggf. noch für sie erstellt werden.

    Anderenfalls prüfen Sie den Fall nochmal genau, ob der Vorgang abgeschlossen werden kann und nicht mehr vorgeschlagen werden soll. 

 

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  1. Sind Sie sich dessen sicher, gehen sie dazu im Bereich „In Vorschlagliste...“ auf den Button „NICHT ANZEIGEN“. Anschließend wird der Bereich rot umrahmt als Hinweis auf dieser Status. Jetzt schließen Sie die Verordnung mit "OK" und bearbeiten den nächsten Eintrag. 

 

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  1. Dieses "Controlled" setzen (so hieß vormals dieser Status) kann auch für mehrere Fälle auf einmal erfolgen. Wenn Sie sich sicher sind, dass mehrere Fälle abgeschlossen werden können, markieren Sie diese in der Vorschlagsliste und klicken Sie auf den Button "STATUS REZEPT". 
    Markieren Sie im nächsten Fenster die Fälle, bei denen Sie den Status setzen wollen (Verwenden Sie hier die Windows Multiselect-Funktion) und setzen Sie den Status "CONTROLLED".

 

 

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