Serien E-Mail

1. Über „Extras“, „Serien-Benachrichtigungen“ gelangen Sie zur Serien-E-Mail-Erstellung. 

Hinweis: Informationen zu den Mailserver-Einstellungen erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Provider. 

1. Zuerst müssen Sie einmalig die Grundeinstellungen für den "MAILSERVER" vornehmen.
2. Nachdem Sie die entsprechenden Felder ausgefüllt haben, versenden Sie eine "TEST-E-MAIL", um die Verbindung zu testen. Nach erfolgreichem Test speichern und schließen Sie mit "OK". 
3. Zum "ERSTELLEN" einer Serien-E-Mail gelangen Sie unter "Vorlagen" zum Dialogfenster "ERSTELLEN" .

1. Unter "Datenbankabfrage" wählen Sie den Datenpool, der für die neue Serien-E-Mail verwendet werden soll. Als Standard steht hier die Abfrage aller "Aktiven" Personen und einer Abfrage über Gruppenteilnehmer und Gruppenzugehörigkeit zur Verfügung. Weitere Abfragen sind möglich. Sprechen Sie uns an, wenn Sie eine individuelle Abfrage benötigen.
2. Tragen Sie die "Bezeichnung" der Serien-E-Mail ein. 
3. Nun können Sie die "Textmarken", die Sie in der Vorlage verwenden möchten, anlegen.
4. Für neue Textmarken klicken Sie hier auf "NEUE TEXTMARKE" und tragen Sie den Namen der Textmarke ein. Markieren Sie nun das Abfragefeld und die Textmarke.
5. Klicken Sie auf den Button ">>" um die Textmarke mit dem Datenbankfeld zu verknüpfen. 
6. Haben Sie alle Textmarken angelegt, klicken Sie auf „NEUE BRIEFVORLAGE ERSTELLEN“. 
7. Mit der Eingabe der "max. Datensätze bei Start" kann die Ergebnisliste der Abfrage initial limitiert werden um zu große Abfragen zu vermeiden
8. Mit der Aktivierung des Hakens "nur mit Emailadresse" werden nur Personen für die Serienbenachrichtigung angezeigt, bei denen auch eine Emailadresse hinterlegt ist.
9. Wenn gewünscht kann man mit dem Setzen des Hakens bei "Ereignis anlegen" eine Info als Ereignis hinterlegen, dass dieser Teilnehmer eine Serien-E-Mail erhalten hat. Klicken Sie dazu in das Textfeld doppelt und wählen danach das Ereignis aus, welches nach der Serienbrieferstellung hinterlegt werden soll.
10. Wählen Sie die Briefvorlage aus, die die Basis Ihrer Serien-E-Mail werden soll und klicken Sie auf „Öffnen“. 

1. Daraufhin öffnet sich die Vorlage in OpenOffice. Editieren Sie jetzt die E-Mail-Vorlage und fügen Sie die zuvor erstellten Textmarken ein. Hierzu finden Sie eine detaillierte Beschreibung unter Textmarke einfügen.
   Wenn Sie die E-Mail-Vorlage bearbeitet haben, schließen Sie OpenOffice und bestätigen Sie das "Speichern". 

1. Das Dialogfenster "Neuer Serienbrief erstellen" speichern und schließen Sie mit "OK". 

1. Danach wählen Sie aus, welche Vorlage Sie als Serien-E-Mail versenden möchten. 
2. Setzen Sie ein Häkchen über den neuen Filter „nur mit E-Mail Adresse“ und es werden nur noch die Personen angezeigt, bei denen in den Personendaten eine E-Mail-Adresse erfasst wurde. Ebenso kann hier bei "nur erlaubte anzeigen" gefiltert werden, welche Personen der Benachrichtigung per E-Mail zugestimmt haben.
   
3. Hinweis: Die Möglichkeit des „Erlaubens“ der verschiedenen Kontaktformen ist neben den Kontaktdaten der Person in den Personendaten zu finden. 
4. Markieren Sie anschließend die Personen, an die die E-Mail versendet werden soll. Klicken Sie abschließend auf „E-MAIL“ um die Serienmail zu versenden.